Privacidad, términos y autorización de datos

1. Política de privacidad y tratamiento de datos personales

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, CONTRATISTA PS PRO (en adelante, «el Responsable») informa la presente Política de Tratamiento de la Información, aplicable a los datos personales recolectados a través de la plataforma y del servicio CONTRATISTA PS - PRO.

1.1 Responsable del tratamiento

• Responsable: CONTRATISTA PS PRO (marca comercial bajo la cual se presta el servicio).
• Operación: Colombia.
• Correo electrónico: gestion@contratistapspro.com
• Canal de atención: WhatsApp

1.2 Definiciones

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento (el contratista usuario del servicio). Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable. Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, datos relativos a la salud o a la seguridad social). Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Encargado: quien trata los datos por cuenta del Responsable.

1.3 Datos que recolectamos

Recolectamos únicamente los datos necesarios para prestar el servicio:

• Identificación y contacto: nombre completo, número de cédula, número de teléfono (WhatsApp), correo electrónico, dirección y ciudad.
• Datos contractuales: número de contrato, objeto, valor, valor de la cuota, obligaciones, supervisor, organismo o entidad, CDP y RPC, y demás información de tu cuenta de cobro.
• Datos de seguridad social (sensibles): EPS, AFP y ARL. El suministro de estos datos es voluntario; se usan exclusivamente para diligenciar los documentos que tú debes presentar y no estás obligado a entregarlos.
• Evidencias de actividad: fotografías, documentos, textos y notas de voz que tú nos envías para elaborar tus informes.

1.4 Finalidades del tratamiento

• Prestar el servicio: elaborar tus informes de gestión y de supervisión, el documento soporte y las evidencias de actividad con el formato de tu entidad.
• Comunicarnos contigo a través de WhatsApp, correo o teléfono para recibir tu información, enviarte tus documentos y darte soporte.
• Almacenar y procesar la información que reportas para diligenciar los documentos de cada cuota.
• Gestionar tu suscripción, facturación y pagos del servicio.
• Atender consultas, reclamos y solicitudes de ejercicio de tus derechos.
• Cumplir las obligaciones legales que nos resulten aplicables.

1.5 Encargados y transferencias internacionales

Para operar utilizamos proveedores tecnológicos (alojamiento en la nube, base de datos, mensajería y procesamiento de documentos) que actúan como Encargados bajo nuestras instrucciones y con obligaciones de confidencialidad y seguridad. Algunos de estos proveedores almacenan o procesan información en servidores ubicados fuera de Colombia, por lo que el tratamiento puede implicar transmisiones o transferencias internacionales de datos, las cuales se realizan con las garantías de seguridad exigidas por la ley. Al autorizar esta Política consientes dichas transmisiones para las finalidades aquí descritas.

1.6 Derechos del Titular

Como Titular tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales frente al Responsable.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley la exceptúe.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

1.7 Cómo ejercer tus derechos (consultas y reclamos)

Puedes ejercer tus derechos escribiéndonos por WhatsApp o al correo gestion@contratistapspro.com, indicando tu nombre, número de contacto y la solicitud. Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles, y los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables en los términos de la ley cuando sea necesario.

1.8 Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger tus datos: tus archivos y evidencias se guardan en repositorios privados con acceso restringido y se comparten mediante enlaces temporales firmados; el acceso a la base de datos está controlado y limitado a las funciones del servicio. Ningún sistema es completamente infalible, pero trabajamos para mantener la confidencialidad e integridad de tu información.

1.9 Vigencia

Esta Política rige desde el 13 de junio de 2026. Tus datos se conservarán mientras exista la relación con el servicio y durante los términos legales aplicables; luego serán suprimidos o anonimizados. Cualquier cambio sustancial será comunicado a través de esta página.

2. Términos y condiciones del servicio

Estos términos regulan el uso del servicio CONTRATISTA PS - PRO. Al usar el servicio declaras haberlos leído y aceptado.

2.1 Descripción del servicio

CONTRATISTA PS - PRO es un servicio de apoyo documental para contratistas de prestación de servicios: a partir de la información que tú reportas (por WhatsApp o por la web), preparamos los documentos de tu cuenta de cobro —informe de gestión, informe de supervisión, documento soporte y evidencias— con el formato de tu entidad. Nuestra plataforma los elabora y nuestro equipo los revisa.

2.2 Naturaleza del servicio y responsabilidad

• Eres el único responsable de la veracidad y exactitud de la información que reportas y de revisar cada documento antes de presentarlo ante tu entidad.
• El servicio es de apoyo: no garantizamos la aprobación de tus cuentas ni somos responsables de las decisiones, requisitos o tiempos de la entidad contratante o del supervisor.
• No prestamos asesoría jurídica, contable ni tributaria; cuando lo requieras, consulta a un profesional.

2.3 Obligaciones del usuario

• Suministrar información veraz, completa y actualizada.
• Contar con autorización para entregar datos de terceros que llegues a aportar.
• Usar el servicio conforme a la ley y a estos términos, y custodiar tus credenciales de acceso.

2.4 Suscripción, pagos y cancelación

El servicio se presta mediante planes mensuales según el perfil contractual. La suscripción se renueva por periodos mensuales y puedes cancelarla cuando quieras; la cancelación aplica para el periodo siguiente y no genera permanencia. Los valores vigentes se informan en nuestros canales.

2.5 Uso de WhatsApp

El servicio opera principalmente a través de WhatsApp, una plataforma de un tercero (Meta Platforms, Inc.). Además de estos términos, el uso de WhatsApp se rige por las condiciones y la política de privacidad de WhatsApp, disponibles en whatsapp.com/legal. No nos responsabilizamos por la disponibilidad ni por las políticas de dicha plataforma.

2.6 Propiedad intelectual

La plataforma, el software, la marca y los contenidos del servicio son de su titular y están protegidos por las normas de propiedad intelectual. Los documentos finales que generamos con tu información son tuyos para que los uses ante tu entidad.

2.7 Disponibilidad y modificaciones

El servicio puede presentar interrupciones por mantenimiento o causas ajenas a nuestro control. Podemos actualizar estos términos; la versión vigente será siempre la publicada en esta página.

2.8 Ley aplicable

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia se someterá a los jueces competentes de la ciudad de Cali.

3. Autorización de tratamiento de datos personales

Al iniciar conversación con CONTRATISTA PS - PRO y continuar usando el servicio, manifiestas lo siguiente:

«Autorizo de manera previa, expresa e informada a CONTRATISTA PS PRO, para recolectar, almacenar, usar, circular, procesar y, en general, tratar mis datos personales —incluidos los datos de seguridad social de carácter sensible que decida suministrar de forma voluntaria— con las finalidades descritas en la Política de Tratamiento de Datos.

• Autorizo ser contactado a través de WhatsApp, correo electrónico y teléfono para la prestación del servicio.
• Declaro que conozco que el suministro de datos sensibles es facultativo y que no estoy obligado a autorizarlo.
• Declaro que se me informaron mis derechos como Titular y los canales para ejercerlos, y que la información que entrego es veraz.
• Entiendo que puedo revocar esta autorización y solicitar la supresión de mis datos en cualquier momento, en los términos de la ley.»

Para consultas o para ejercer tus derechos: escríbenos por WhatsApp o al correo gestion@contratistapspro.com.